프로젝트 업무가 너무 많을 때 정리하는 방법

복잡한 업무를 한눈에 관리하기

프로젝트가 시작될 때는 업무가 많지 않아 비교적 쉽게 관리할 수 있습니다

 

하지만 프로젝트가 진행되면서 새로운 업무가 추가되고 수정 요청이 생기면서 어느 순간 관리해야 할 업무가 너무 많아지는 경우가 있습니다

 

업무 목록은 계속 길어지고 담당자는 여러 업무를 동시에 처리하고 완료된 업무와 진행 중인 업무가 섞이기 시작합니다

 

이런 상황에서는 단순히 업무를 더 열심히 관리하는 것보다 현재 어떤 업무가 필요한지 한눈에 볼 수 있도록 정리하는 것이 중요합니다

 

 

 

1. 프로젝트 업무가 많아지는 이유

A. 새로운 업무가 계속 추가되는 경우

프로젝트는 처음 계획한 내용 그대로 끝나는 경우가 많지 않습니다

 

고객 요청이나 내부 검토를 통해 새로운 작업이 추가될 수 있고 기존 업무의 수정이 필요할 수도 있습니다

 

문제는 새로운 업무를 계속 추가하면서 기존 업무와 구분하지 않는 경우입니다

 

그러면 지금 반드시 해야 하는 업무와 나중에 처리해도 되는 업무가 하나의 목록에 섞이게 됩니다

 

B. 하나의 업무에 너무 많은 내용이 들어간 경우

업무 하나에 여러 작업이 포함되어 있으면 실제로 무엇을 해야 하는지 파악하기 어려워집니다

 

예를 들어 신규 서비스 페이지 제작이라는 업무 안에 기획과 디자인과 개발과 테스트가 모두 포함되어 있다면 업무가 얼마나 진행됐는지 정확하게 판단하기 어렵습니다

 

업무가 커질수록 실제 작업 단위로 나누는 것이 필요합니다

 

C. 업무 상태가 구분되지 않는 경우

프로젝트 업무를 단순한 목록으로 관리하면 완료된 업무와 진행 중인 업무를 구분하기 어렵습니다

 

특히 업무가 수십 개 이상으로 늘어나면 어떤 업무부터 확인해야 하는지 판단하는 데도 시간이 걸립니다

 

따라서 업무가 많아질수록 업무 상태를 시각적으로 구분하는 방식이 효과적입니다

 

 

 

2. 업무가 많을수록 먼저 해야 할 정리

A. 현재 필요한 업무만 남기기

모든 업무를 같은 중요도로 관리할 필요는 없습니다

 

현재 진행해야 하는 업무와 향후 진행할 업무를 구분하면 화면에서 확인해야 할 정보도 줄어듭니다

 

이미 완료된 업무는 완료 상태로 이동시키고 당장 시작하지 않는 업무는 별도로 구분하고 현재 진행해야 하는 업무를 중심으로 관리하는 것이 좋습니다

 

B. 비슷한 업무를 묶어서 관리하기

프로젝트 업무가 많다면 업무의 성격이나 작업 영역을 기준으로 묶는 것도 도움이 됩니다

예를 들어 웹사이트 프로젝트라면

 

• 기획
• 디자인
• 개발
• 테스트
• 운영

 

처럼 구분할 수 있습니다

 

이렇게 업무를 그룹으로 나누면 전체 업무량을 파악하기 쉬워지고 필요한 업무를 찾는 시간도 줄어듭니다

 

C. 담당자를 명확하게 지정하기

업무가 많아질수록 담당자가 명확해야 합니다

 

담당자가 정해져 있지 않은 업무는 다른 업무에 밀려 장기간 방치될 수 있습니다

 

반대로 담당자가 명확하면 자신의 업무를 기준으로 현재 처리해야 할 작업을 확인하기 쉬워집니다

 

 

 

3. 칸반으로 복잡한 프로젝트 업무 정리하기

A. 업무 상태를 눈에 보이게 만들기

업무가 많을 때 유용한 방법 중 하나가 칸반 방식입니다

 

칸반에서는 업무를 카드 형태로 관리하면서 상태에 따라 배치할 수 있습니다

 

예를 들어

 

• 해야 할 일
• 진행 중
• 검토
• 완료

 

와 같이 구성하면 프로젝트 업무가 어떤 상태에 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다

 

단순한 업무 목록보다 현재 프로젝트가 어떻게 흘러가고 있는지 파악하기 쉽다는 장점이 있습니다

 

B. 봄보라에서는 칸반 보드를 세밀하게 구성할 수 있습니다

봄보라의 칸반은 단순히 업무를 등록하고 이동시키는 용도로만 사용하는 것이 아닙니다

 

프로젝트의 업무 흐름에 맞춰 보드를 구성하고 필요한 상태를 구분해 사용할 수 있습니다

 

예를 들어 팀의 업무 과정에 맞춰

 

• 요청
• 검토
• 진행
• 테스트
• 완료

 

와 같은 형태로 구성할 수 있습니다

 

프로젝트마다 업무 과정이 다른 만큼 팀에서 실제 사용하는 업무 흐름에 맞춰 보드를 구성할 수 있다는 점이 중요합니다

 

C. 업무가 어디에 몰려 있는지 확인하기

칸반 보드를 사용하면 특정 상태에 업무가 지나치게 많이 쌓여 있는지도 확인할 수 있습니다

 

예를 들어 진행 중인 업무는 많은데 완료된 업무가 거의 없다면 현재 작업이 특정 단계에서 막혀 있을 가능성이 있습니다

 

이런 흐름을 눈으로 확인할 수 있으면 단순히 업무가 많다는 사실보다 어느 단계에서 업무가 쌓이고 있는지를 파악하기 쉬워집니다

 

 

 

4. 프로젝트가 복잡하다면 관리 방식부터 바꿔보기

A. 모든 프로젝트에 칸반이 필요한 것은 아닙니다

업무 흐름을 중심으로 관리하는 프로젝트라면 칸반이 유용하지만 모든 프로젝트가 같은 방식으로 진행되는 것은 아닙니다

 

스프린트 단위로 반복적인 개발을 진행한다면 스크럼 방식이 적합할 수 있습니다

 

프로젝트 전체 업무 구조를 체계적으로 관리해야 한다면 WBS 방식이 더 적합할 수 있습니다

 

B. 봄보라는 프로젝트 방식에 따라 선택할 수 있습니다

봄보라에서는 하나의 프로젝트를 만들 때

 

• 칸반
• 스크럼
• WBS
• 버퍼

 

중 프로젝트에 맞는 방식을 선택해 관리할 수 있습니다

 

업무 흐름이 중요한 프로젝트라면 칸반을 선택하고 스프린트 중심의 프로젝트라면 스크럼을 선택하고 업무 구조가 중요한 프로젝트라면 WBS를 선택하는 방식입니다

 

프로젝트마다 다른 업무 특성을 하나의 관리 방식에 억지로 맞추지 않아도 된다는 점이 장점입니다

 

 

 

5. 업무가 많다는 것보다 중요한 것은 관리 가능한 상태로 만드는 것입니다

프로젝트 업무가 많아지는 것은 자연스러운 일입니다

 

중요한 것은 업무가 많아졌을 때 모든 업무를 하나의 긴 목록으로 관리하지 않는 것입니다

 

• 업무를 실제 작업 단위로 나누고
• 담당자를 정하고
• 업무 상태를 구분하고

 

현재 필요한 업무를 중심으로 확인할 수 있도록 만들어야 합니다

 

봄보라에서는 프로젝트의 성격에 따라 칸반과 스크럼 그리고 WBS와 버퍼 중 하나를 선택해 업무를 관리할 수 있습니다

 

특히 칸반을 활용하면 팀에서 사용하는 업무 흐름에 맞춰 보드를 구성하면서 많은 업무를 상태별로 구분해 관리할 수 있습니다

 

프로젝트 업무가 너무 많아서 무엇부터 봐야 할지 모르겠다면 업무를 더 추가하기 전에 현재 업무가 어떤 상태에 있는지부터 보이게 만드는 것이 좋은 시작입니다

 

 

 

 

 

 

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