업무 우선순위 정하는 방법

1. 업무 우선순위는 왜 항상 꼬일까

출근하자마자 해야 할 일이 쌓여 있습니다

 

• 메일 확인
• 메신저 확인
• 회의 준비
• 긴급 요청 처리

 

그러다 보면 하루가 끝납니다 하지만 퇴근할 때 생각해보면 정작 가장 중요한 일은 못 한 경우가 있습니다

 

많은 직장인이 업무량보다 업무 우선순위 때문에 어려움을 겪고 있습니다

 

A. 급한 일과 중요한 일을 혼동합니다

급한 일은 눈에 잘 보입니다

 

• 메신저 알림
• 전화
• 긴급 요청

 

반면 중요한 일은 상대적으로 조용합니다

 

• 장기 프로젝트
• 고객 개선 작업
• 업무 프로세스 개선

 

그래서 급한 일만 처리하다 보면 중요한 일이 계속 밀리게 됩니다

 

B. 우선순위 기준이 없습니다

팀마다 사람마다 중요하게 생각하는 일이 다릅니다

 

명확한 기준이 없으면 업무 순서는 계속 바뀌게 됩니다

 

C. 현재 상태를 알 수 없습니다

어떤 업무가 진행 중인지 어떤 업무가 대기 중인지 확인하기 어렵다면 우선순위도 제대로 정하기 어렵습니다

 

 

 

2. 우선순위 관리가 잘되는 팀의 특징

A. 업무를 한곳에서 관리합니다

업무 요청이

 

• 메일
• 메신저
• 구두 전달

 

여러 곳에 흩어져 있으면 우선순위가 꼬이기 쉽습니다

 

잘 운영되는 팀은 업무 요청 경로를 최대한 단순화합니다

 

B. 진행 상태가 공유됩니다

• 현재 진행 중
• 검토 중
• 완료

 

상태를 모두가 확인할 수 있으면 불필요한 확인 작업이 줄어듭니다

 

C. 프로젝트 성격에 맞는 관리 방식을 사용합니다

• 운영 업무는 칸반
• 개발 프로젝트는 스크럼
• 구축 사업은 WBS

 

이처럼 관리 방식도 달라야 합니다

 

최근에는 프로젝트마다 다른 방식을 적용하는 기업들이 늘어나고 있습니다

 

실제로 봄즈 역시 프로젝트 생성 시 칸반 스크럼 WBS 버퍼 중 하나를 선택할 수 있어 업무 특성에 맞는 관리가 가능합니다

 

 

 

3. 실무에서 활용할 수 있는 우선순위 기준

A. 고객 영향도

고객에게 직접 영향을 주는 업무인가

 

B. 일정 영향도

전체 프로젝트 일정에 영향을 주는가

 

C. 비용 영향도

추가 비용 발생 가능성이 있는가

 

D. 업무 의존성

다른 업무가 이 작업을 기다리고 있는가

 

 

이 네 가지 기준만 적용해도 우선순위를 훨씬 쉽게 정할 수 있습니다

 

 

 

4. 정리

업무가 많은 것이 문제는 아닙니다

 

무엇을 먼저 해야 하는지 모르는 것이 더 큰 문제일 수 있습니다

 

우선순위가 명확해지면 업무량은 같아도 체감 부담은 크게 줄어듭니다

 

최근 기업들은 단순히 업무를 등록하는 것을 넘어 업무 우선순위와 프로젝트 가시성을 함께 관리하려고 노력하고 있습니다

 

봄즈 역시 칸반 스크럼 WBS 버퍼 방식을 프로젝트별로 선택할 수 있도록 지원하며 업무 상태와 우선순위를 한눈에 확인할 수 있는 환경을 제공합니다

 

결국 좋은 프로젝트 관리는 더 많은 일을 하는 것이 아니라 가장 중요한 일에 먼저 집중하는 것에서 시작됩니다

 

 

 

 

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