프로젝트 업무 요청이 몰릴 때 정리하는 방법

프로젝트 업무 요청이 몰릴 때 정리하는 방법

프로젝트를 진행하다 보면 계획했던 업무 외에 새로운 요청이 계속 들어오는 경우가 있습니다

 

고객의 추가 요청이 들어오기도 하고 다른 부서에서 갑자기 작업을 요청하기도 합니다

 

문제는 새로운 업무가 들어올 때마다 바로 담당자에게 전달하다 보면 기존 업무와 신규 업무가 뒤섞이기 쉽다는 것입니다

 

결국 어떤 업무를 먼저 확인해야 하는지 알기 어려워지고 담당자에게 업무가 제대로 전달되었는지도 확인하기 어려워집니다

 

이런 상황에서는 새로운 요청을 무조건 빨리 처리하는 것보다 요청을 일정한 방식으로 접수하고 관리하는 과정을 만드는 것이 중요합니다

 

 

 

1. 새로운 업무가 들어오는 순간부터 기록해야 합니다

A. 구두 요청만으로 끝내지 않습니다

업무 요청을 메신저나 전화로 전달받았다고 해서 바로 작업을 시작하면 나중에 내용이 달라질 가능성이 있습니다

 

특히 요청자가 여러 명이라면 같은 업무를 서로 다른 방식으로 설명하는 상황도 발생할 수 있습니다

 

따라서 새로운 업무가 들어오면 최소한 다음 정보는 기록하는 것이 좋습니다

 

• 어떤 업무인지
• 왜 필요한 업무인지
• 요청한 사람이 누구인지
• 언제까지 필요한지
• 참고할 자료가 있는지

 

처음부터 복잡한 양식을 만들 필요는 없습니다

 

업무의 기본적인 내용을 남겨두는 것만으로도 나중에 요청 내용을 다시 확인하기 쉬워집니다

 

B. 요청 내용과 실제 업무를 구분합니다

모든 요청이 바로 프로젝트 업무가 되는 것은 아닙니다

 

단순한 문의일 수도 있고 추가 확인이 필요한 내용일 수도 있습니다

 

예를 들어 '홈페이지 수정해주세요' 라는 요청이 들어왔다면 바로 작업을 시작하기보다 어떤 페이지를 수정하는지 확인해야 합니다

 

반면 '메인 페이지 배너의 문구를 25일까지 수정해주세요' 처럼 범위와 일정이 명확하다면 실제 업무로 등록하기가 훨씬 쉽습니다

 

업무 요청을 받은 시점에 필요한 내용을 확인하는 것이 이후의 재작업을 줄이는 데 도움이 됩니다

 

 

 

2. 요청받은 업무를 한곳에 모아야 합니다

A. 업무가 여러 곳에 흩어지면 놓치기 쉽습니다

프로젝트 업무 요청이 이메일과 메신저 그리고 회의에서 각각 들어온다면 관리가 어려워집니다

 

특히 메신저에서 전달받은 업무는 새로운 대화가 계속 쌓이면서 이전 요청을 찾기 어려워질 수 있습니다

 

그래서 업무 요청을 실제 프로젝트 업무로 전환할 때는 하나의 관리 공간에 모으는 것이 좋습니다

 

이렇게 하면 현재 들어온 업무와 기존 업무를 함께 확인할 수 있습니다

 

B. 아직 담당자가 정해지지 않은 업무도 관리합니다

새로운 요청이 들어왔다고 해서 바로 담당자를 지정할 수 있는 것은 아닙니다

 

내용을 확인하거나 일정을 조율해야 하는 경우도 있습니다

 

이런 업무를 별도로 기록하지 않고 메모만 해두면 나중에 누락될 가능성이 있습니다

 

따라서 담당자를 정하기 전이라도 요청된 업무를 대기 상태로 관리하는 방식이 유용합니다

 

봄보라는 대기 상태의 이슈를 관리할 수 있고 담당자를 직접 지정해 업무를 할당하는 방식도 지원합니다

 

 

 

3. 담당자를 정할 때는 업무 단위로 나눠야 합니다

A. 한 사람에게 모든 요청을 몰아주지 않습니다

새로운 업무가 들어올 때마다 프로젝트 담당자 한 명에게 전달하면 처음에는 관리하기 쉬워 보일 수 있습니다

 

하지만 업무가 많아지면 특정 담당자에게 요청이 집중될 수 있습니다

 

따라서 업무의 성격에 따라 담당자를 구분하는 것이 좋습니다

 

예를 들어

 

• 기획 관련 업무 → 기획 담당자
• 디자인 관련 업무 → 디자인 담당자
• 개발 관련 업무 → 개발 담당자
• 테스트 관련 업무 → QA 담당자

 

처럼 실제 업무를 수행하는 사람에게 전달하는 방식입니다

 

B. 담당자가 정해지면 책임 범위가 명확해집니다

업무 요청이 팀 전체에 공유되어 있는 것과 실제 담당자가 지정되어 있는 것은 다릅니다

 

'개발팀에서 확인해주세요' 보다는 '김OO 담당자가 9월 25일까지 확인' 처럼 책임 범위를 명확하게 지정하는 편이 좋습니다

 

봄보라에서도 이슈별 담당자를 직접 지정해 업무를 할당할 수 있습니다

 

 

 

4. 요청이 들어온 뒤에는 상태를 관리해야 합니다

A. 요청 접수와 작업 시작은 다릅니다

새로운 업무가 등록되었다고 해서 바로 작업을 시작했다는 의미는 아닙니다

 

예를 들어 다음과 같이 구분할 수 있습니다

 

요청 접수 → 담당자 확인 → 작업 예정 → 진행 중 → 검토 → 완료

 

이렇게 구분하면 현재 업무가 어느 단계에 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다

 

특히 요청은 들어왔지만 아직 담당자가 확인하지 않은 업무를 별도로 구분하면 업무 누락을 줄이는 데 도움이 됩니다

 

B. 상태를 지나치게 복잡하게 만들 필요는 없습니다

모든 프로젝트가 많은 상태를 필요로 하는 것은 아닙니다

 

처음에는 다음 정도로 시작해도 충분합니다

 

• 접수
• 예정
• 진행 중
• 검토
• 완료

 

실제로 프로젝트를 운영하면서 반복적으로 발생하는 단계가 있다면 그때 상태를 추가하면 됩니다

 

봄보라는 팀의 업무 방식에 맞게 보드를 구성할 수 있으며 업무 진행 단위를 세분화해 관리하는 것도 가능합니다

 

 

 

5. 업무 요청 관리의 핵심은 속도가 아니라 흐름입니다

A. 요청이 들어오자마자 처리하지 않아도 됩니다

새로운 요청이 들어오면 빨리 처리해야 한다는 생각을 하기 쉽습니다

 

하지만 기존 업무를 중단하고 새로운 요청부터 처리하면 프로젝트 전체 일정이 흔들릴 수 있습니다

 

중요한 것은 요청이 들어온 순간부터

 

• 무슨 업무인지
• 누가 담당할지
• 언제까지 필요한지
• 현재 어떤 상태인지

 

를 확인할 수 있도록 만드는 것입니다

 

B. 팀 전체가 같은 방식으로 관리해야 합니다

팀원 한 명만 업무 요청을 체계적으로 기록하고 다른 사람은 메신저로만 관리한다면 전체적인 업무 흐름을 확인하기 어렵습니다

 

따라서 업무 요청을 등록하는 기준을 팀에서 간단하게 정해두는 것이 좋습니다

 

예를 들어

 

새로운 요청 발생 → 업무 등록 → 담당자 지정 → 일정 확인 → 작업 진행 → 완료 처리

 

정도의 기본 흐름만 정해도 업무 요청을 관리하는 방식이 훨씬 명확해집니다

 

 

 

6. 봄보라로 업무 요청부터 진행까지 관리하기

봄보라는 프로젝트의 업무와 이슈를 등록하고 담당자를 지정해 진행 상황을 관리할 수 있는 프로젝트 관리 솔루션입니다

 

특히 새로운 업무가 들어왔을 때 담당자를 바로 지정하거나 대기 상태로 관리할 수 있어 팀의 업무 방식에 맞게 활용할 수 있습니다

 

또한 업무별 의견을 등록하고 처리 이력을 확인할 수 있기 때문에 단순히 업무 목록만 관리하는 것이 아니라 업무가 어떻게 진행되었는지도 확인할 수 있습니다

 

프로젝트마다 업무를 처리하는 방식이 다르기 때문에 봄보라는 칸반과 스크럼 그리고 버퍼 등의 방식 중 프로젝트에 맞는 방법을 선택해 사용할 수 있습니다

 

새로운 요청이 계속 들어오는 팀이라면 중요한 것은 요청을 모두 즉시 처리하는 것이 아닙니다

 

들어온 요청을 놓치지 않고 적절한 담당자에게 전달한 뒤 현재 상태를 확인할 수 있는 구조를 만드는 것이 중요합니다

 

 

 

7. 마무리

프로젝트에 새로운 업무가 계속 추가되는 것은 자연스러운 일입니다

 

문제는 새로운 요청 자체가 아니라 요청이 여러 곳에 흩어지고 담당자가 불명확해지면서 업무가 누락되는 상황입니다

 

업무 요청을 관리할 때는 다음 네 가지를 기억하면 좋습니다

 

• 첫째 새로운 요청은 가능한 한 바로 기록합니다
• 둘째 요청 내용을 확인한 뒤 실제 업무로 등록합니다
• 셋째 담당자를 명확하게 지정합니다
• 넷째 접수부터 완료까지 업무 상태를 관리합니다

 

업무 요청이 많아질수록 개인의 기억보다 업무가 자연스럽게 흘러가는 관리 구조가 중요해집니다

 

프로젝트 업무와 이슈를 한곳에서 관리하고 싶다면 봄즈의 봄보라를 활용해 보시기 바랍니다

 

 

 

 

 

 

 

 

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