프로젝트에서 병렬로 진행할 수 있는 업무와 순차적으로 해야 하는 업무 구분하기

프로젝트 업무를 동시에 진행해도 될까? 순차 작업과 병렬 작업 구분하는 방법

 

프로젝트 일정이 길어지는 이유를 살펴보면 실제 작업 시간이 부족해서가 아니라 업무를 시작하는 순서 때문에 일정이 늘어나는 경우가 있습니다

앞선 업무가 끝날 때까지 무조건 다음 업무를 기다리고 있거나 반대로 동시에 진행하면 안 되는 업무를 너무 일찍 시작하는 경우입니다

프로젝트에서는 모든 업무를 순서대로 처리할 필요도 없고 모든 업무를 동시에 진행할 수도 없습니다

중요한 것은 어떤 업무를 먼저 끝내야 하는지 그리고 어떤 업무는 동시에 진행할 수 있는지를 구분하는 것입니다

이 차이를 파악하면 프로젝트 일정을 불필요하게 길게 잡는 것을 줄이고 팀원들이 어떤 업무를 먼저 시작해야 하는지도 명확하게 정할 수 있습니다

 

 

 

1. 모든 프로젝트 업무가 순서대로 진행되는 것은 아닙니다

A. 순차적으로 진행해야 하는 업무가 있습니다

앞선 업무의 결과가 있어야 다음 업무를 시작할 수 있는 경우입니다

예를 들어 홈페이지 제작 프로젝트라면 [기획안 작성 > 기획안 확정 > 디자인 작업 > 개발 > 테스트 > 배포]  와 같은 흐름이 만들어질 수 있습니다

 

기획안이 확정되지 않았는데 최종 디자인을 완성하기는 어렵습니다

디자인이 확정되지 않았다면 개발 역시 제대로 시작하기 어려울 수 있습니다

이처럼 앞선 업무의 결과가 다음 업무의 시작 조건이 되는 경우에는 순서를 지켜야 합니다

 

B. 동시에 진행할 수 있는 업무도 있습니다

반대로 서로 직접적인 영향을 주지 않는 업무는 동시에 진행할 수 있습니다

예를 들어 홈페이지 프로젝트에서

메인 페이지 디자인

관리자 페이지 기획

서버 환경 점검

콘텐츠 작성

등이 서로 독립적으로 진행될 수 있다면 하나의 업무가 끝날 때까지 다른 업무를 기다릴 필요가 없습니다

이런 업무를 병렬로 진행하면 전체 프로젝트 기간을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다

 

C. 중요한 것은 업무 사이의 관계입니다

업무를 단순히 목록으로만 보면 어떤 업무를 동시에 진행할 수 있는지 알기 어렵습니다

예를 들어

A 업무 완료 후 B 업무 시작

C 업무와 D 업무는 동시에 진행 가능

E 업무는 B와 D가 모두 끝난 뒤 시작

처럼 업무 사이의 관계를 파악해야 합니다

프로젝트 일정은 업무 개수만으로 결정되는 것이 아니라 업무가 서로 어떻게 연결되어 있는지에 따라서도 달라집니다

 

 

 

2. 순차 작업과 병렬 작업을 구분하는 방법

A. 먼저 앞선 결과가 필요한지 확인합니다

가장 간단한 판단 방법은 다음 질문입니다

이 업무를 시작하려면 다른 업무의 결과가 반드시 필요한가

필요하다면 순차적으로 진행해야 할 가능성이 높습니다

예를 들어 개발을 시작하기 위해 디자인 최종본이 반드시 필요한 경우라면 디자인 완료 후 개발을 시작해야 합니다

반대로 다른 업무의 결과와 관계없이 진행할 수 있다면 동시에 시작할 수 있습니다

 

B. 다른 팀의 결과를 기다리는 업무인지 확인합니다

프로젝트가 길어지는 대표적인 원인 중 하나가 대기 시간입니다

실제 작업은 몇 시간밖에 걸리지 않는데 다른 팀의 작업을 기다리느라 며칠이 지나가는 경우입니다

예를 들어 개발팀이 디자인팀의 최종 시안을 기다리고 있다면 개발팀이 할 수 있는 다른 준비 작업까지 함께 멈추지 않도록 확인할 필요가 있습니다

실제로 지금 당장 필요한 결과가 무엇인지 구분하면 불필요한 대기 시간을 줄일 수 있습니다

 

C. 동시에 진행했을 때 수정 가능성이 커지는지 확인합니다

업무를 동시에 진행할 수 있다고 해서 항상 동시에 진행하는 것이 좋은 것은 아닙니다

앞선 업무의 결과가 변경될 가능성이 높다면 너무 일찍 다음 업무를 시작했을 때 재작업이 발생할 수 있습니다

예를 들어 기획 내용이 계속 변경되는 상황에서 개발을 먼저 시작하면 나중에 개발한 내용을 다시 수정해야 할 가능성이 커집니다

따라서 병렬 진행을 결정할 때는 단순히 동시에 할 수 있는지뿐 아니라 변경 가능성까지 확인해야 합니다

 

 

 

3. 프로젝트 일정이 길어지는 대표적인 상황

A. 모든 업무를 순서대로 배치하는 경우

프로젝트에 업무가 10개 있다고 해서 반드시 1번부터 10번까지 순서대로 처리해야 하는 것은 아닙니다

 

실제로는 동시에 진행할 수 있는 업무가 여러 개 있을 수 있습니다

 

그런데 업무를 단순한 목록으로만 관리하면 팀원들은 앞선 업무가 끝날 때까지 기다리는 방식으로 작업할 수 있습니다

 

결과적으로 실제 작업 시간보다 프로젝트 기간이 길어질 수 있습니다

 

B. 반대로 모든 업무를 동시에 시작하는 경우

무조건 동시에 시작하는 것도 문제가 됩니다

 

업무 사이에 관계가 있는데 이를 무시하고 작업을 시작하면 수정 작업이 늘어날 수 있습니다

 

예를 들어 확정되지 않은 기획을 기준으로 디자인을 시작하고 다시 개발까지 진행하면 기획 변경 한 번으로 여러 업무를 다시 수정해야 할 수 있습니다

 

따라서 병렬 진행은 업무 간 관계가 명확할 때 사용하는 것이 좋습니다

 

C. 대기 중인 업무가 무엇인지 보이지 않는 경우

프로젝트 관리에서 중요한 것은 현재 진행 중인 업무뿐만 아니라 대기 중인 업무도 확인하는 것입니다

 

• 어떤 업무가 단순히 시작되지 않은 것인지
• 다른 업무를 기다리고 있는 것인지
• 자료가 부족해서 진행하지 못하는 것인지

 

구분할 수 있어야 합니다

 

대기 이유가 명확하면 다음 업무를 시작할 수 있는 시점도 쉽게 판단할 수 있습니다

 

 

 

4. 업무 관계를 프로젝트 안에서 관리하는 방법

A. 업무마다 상태를 명확하게 구분합니다

업무가 많아지면 단순히 완료와 미완료만으로는 부족할 수 있습니다

 

• 대기
• 진행 중
• 검토
• 완료

 

등으로 구분하면 현재 업무가 어떤 단계에 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다

 

봄보라에서는 프로젝트 업무의 상태를 관리할 수 있기 때문에 시작하지 않은 업무와 진행 중인 업무를 구분해서 확인할 수 있습니다

 

B. 담당자와 일정을 함께 확인합니다

업무 관계를 파악했더라도 담당자와 일정이 정해지지 않으면 실제 프로젝트에서는 움직이지 않을 수 있습니다

 

따라서 업무마다

 

• 담당자
• 예정 일정
• 현재 상태
• 업무 내용

 

을 함께 관리하는 것이 좋습니다

 

업무별 담당자를 지정하고 일정과 상태를 함께 관리할 수 있어 여러 업무가 동시에 진행되는 프로젝트에서도 현재 상황을 파악하기 편리합니다

 

C. 변경된 업무 관계도 기록합니다

프로젝트를 진행하다 보면 처음 계획했던 순서가 바뀔 수 있습니다

 

기획이 늦어져 디자인 일정이 변경될 수도 있고 외부 업체의 작업이 빨라져 예상보다 일찍 다음 업무를 시작할 수도 있습니다

 

이런 변경사항이 발생했을 때 기존 계획만 남아 있으면 팀원들이 잘못된 일정으로 업무를 진행할 수 있습니다

 

따라서 중요한 변경사항은 프로젝트 안에 기록해두는 것이 좋습니다

 

봄보라는 업무 변경 이력을 확인할 수 있어 기존 업무가 어떻게 변경됐는지 추적할 수 있습니다

 

 

 

5. 프로젝트 일정을 줄이는 가장 현실적인 방법

A. 모든 업무를 빨리 시작하는 것이 아닙니다

프로젝트 일정을 줄이기 위해 무조건 모든 업무를 빨리 시작할 필요는 없습니다

 

오히려 중요한 것은 기다릴 필요가 없는 업무를 찾아 동시에 진행하는 것입니다

 

이렇게 하면 불필요한 대기 시간을 줄일 수 있습니다

 

B. 기다려야 하는 이유를 확인합니다

업무가 대기 상태라면 왜 기다리고 있는지 확인해야 합니다

 

• 다른 업무가 끝나야 하는가
• 자료를 받아야 하는가
• 담당자 확인이 필요한가
• 기획이 확정되지 않았는가
• 외부 업체의 답변을 기다리고 있는가

 

대기 이유가 명확하면 해결 방법도 찾기 쉬워집니다

 

C. 프로젝트 전체 흐름을 봅니다

개별 업무만 보면 빨리 끝내는 것이 중요해 보일 수 있습니다

 

하지만 프로젝트에서는 한 업무의 완료보다 전체 흐름이 중요합니다

 

• 어떤 업무가 늦어지면 다음 업무가 시작되지 못하는지
• 어떤 업무는 동시에 진행할 수 있는지
• 어떤 업무는 아직 시작하면 안 되는지

 

이 세 가지를 구분하면 프로젝트 일정 관리가 훨씬 명확해집니다

 

봄보라에서는 Kanban과 Scrum 그리고 WBS와 Buffer 중 프로젝트에 맞는 하나의 방식을 선택해 업무를 관리할 수 있으며 업무별 상태와 담당자 그리고 일정 등을 함께 관리할 수 있습니다

 

프로젝트의 모든 업무를 순서대로 처리할 필요는 없습니다

 

그렇다고 모든 업무를 동시에 시작하는 것도 좋은 방법은 아닙니다

 

중요한 것은 업무 사이의 관계를 파악하는 것입니다

 

• 앞선 결과가 반드시 필요한 업무인지
• 다른 업무와 관계없이 진행할 수 있는 업무인지
• 지금 시작하면 재작업 가능성이 높은 업무인지

 

이 세 가지를 확인하면 순차적으로 진행해야 할 업무와 동시에 진행할 업무를 구분하기 쉬워집니다

 

그리고 업무의 상태와 담당자 그리고 일정을 프로젝트 안에서 함께 관리하면 현재 어떤 업무가 진행 중이고 어떤 업무가 다른 업무를 기다리고 있는지도 쉽게 확인할 수 있습니다

 

프로젝트 일정이 계속 길어진다면 단순히 업무량만 확인하지 말고 현재 팀이 불필요하게 기다리고 있는 업무가 있는지부터 확인해보는 것도 좋은 방법입니다

 

 

 

 

#프로젝트관리 #프로젝트일정 #업무관리 #프로젝트관리툴 #프로젝트관리프로그램 #업무순서 #프로젝트일정관리 #업무프로세스 #협업툴 #칸반 #WBS #스크럼 #프로젝트업무 #봄보라 #봄즈