프로젝트 리스크 관리 체크리스트

프로젝트 리스크 관리 체크리스트. 문제가 생기기 전에 확인해야 할 것

프로젝트가 시작되면 대부분의 팀은 해야 할 업무부터 정리합니다

 

누가 무엇을 담당하는지 정하고 일정을 잡고 업무를 하나씩 진행합니다

 

그런데 프로젝트가 계획대로만 진행되는 경우는 많지 않습니다

 

일정이 예상보다 늦어질 수도 있고 담당자가 갑자기 변경될 수도 있습니다

 

외부 업체의 작업이 지연될 수도 있고 필요한 자료가 늦게 전달될 수도 있습니다

 

요구사항이 변경되면서 기존에 계획했던 업무를 다시 수정해야 하는 경우도 있습니다

 

이런 상황을 프로젝트 리스크라고 볼 수 있습니다

 

리스크 관리는 문제가 발생한 뒤 해결하는 것만을 의미하지 않습니다

 

프로젝트에 영향을 줄 가능성이 있는 문제를 미리 발견하고 현재 상태를 확인하면서 대응 방법을 준비하는 과정도 중요합니다

 

실제 프로젝트 리스크 관리에서도 리스크를 식별하고 평가한 뒤 대응하고 지속적으로 모니터링하는 과정이 활용됩니다

 

 

 

1. 프로젝트에서 먼저 찾아야 하는 리스크

A. 일정 리스크를 확인합니다

프로젝트에서 가장 쉽게 발생하는 문제 중 하나가 일정 지연입니다

 

처음에는 하루 정도 늦어지는 작은 문제처럼 보이지만 하나의 업무가 늦어지면서 다음 업무가 시작되지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다

 

• 기획 완료
• 디자인 시작
• 개발 시작
• 테스트 진행
• 최종 배포

 

이런 순서로 진행되는 프로젝트라면 앞 단계가 늦어질수록 뒤에 있는 업무에도 영향을 줄 수 있습니다

 

따라서 프로젝트 초기에 단순히 마감일만 정하는 것보다 일정이 늦어질 가능성이 있는 업무를 찾아두는 것이 좋습니다

 

B. 담당자 리스크를 확인합니다

특정 업무가 한 사람에게 지나치게 집중되어 있는지도 확인할 필요가 있습니다

 

담당자가 휴가를 가거나 부서를 이동하거나 갑작스럽게 업무에서 빠지는 경우 프로젝트 진행에 영향을 줄 수 있기 때문입니다

 

특히 특정 업무에 대한 정보가 담당자 개인에게만 남아 있다면 다른 팀원이 업무를 이어받기도 어렵습니다

 

따라서 중요한 업무일수록 담당자와 업무 내용을 명확하게 기록해두는 것이 좋습니다

 

C. 요구사항 변경 가능성을 확인합니다

프로젝트를 진행하다 보면 처음 계획했던 내용이 바뀌는 경우가 있습니다

 

고객의 요청이 추가될 수도 있고 내부 정책이 변경될 수도 있습니다

 

문제는 변경된 업무가 기존 일정에 어떤 영향을 주는지 확인하지 않은 채 바로 추가되는 경우입니다

 

새로운 요구사항 하나가 추가되면 기존 업무의 일정이나 담당자 그리고 우선순위까지 달라질 수 있습니다

 

따라서 프로젝트에서는 새로운 업무가 발생했을 때 단순히 추가하는 것보다 기존 일정과 업무에 미치는 영향을 함께 확인하는 것이 좋습니다

 

 

 

2. 프로젝트 리스크 체크리스트

A. 일정 관련

• 마감일이 지나치게 촉박한 업무가 있는지 확인
• 특정 업무가 늦어지면 다른 업무도 함께 늦어지는지 확인
• 중요한 일정이 특정 담당자에게 집중되어 있는지 확인
• 외부 업체나 다른 부서의 일정에 영향을 받는 업무가 있는지 확인
• 현재 일정대로 진행 가능한지 정기적으로 확인

 

B. 업무 관련

• 아직 담당자가 정해지지 않은 업무가 있는지 확인
• 중요도가 높은 업무가 무엇인지 확인
• 진행이 멈춘 업무가 있는지 확인
• 예상보다 오래 걸리고 있는 업무가 있는지 확인
• 추가 확인이 필요한 업무가 있는지 확인

 

C. 인력 관련

• 특정 담당자에게 업무가 집중되어 있는지 확인
• 담당자가 부재할 경우 이어서 진행할 사람이 있는지 확인
• 팀원별 업무량에 차이가 큰지 확인
• 담당자 변경이 필요한 업무가 있는지 확인

 

D. 요구사항 관련

• 최근 변경된 요구사항이 있는지 확인
• 새롭게 추가된 업무가 있는지 확인
• 기존 업무에 영향을 주는 변경사항이 있는지 확인
• 변경으로 인해 일정이 달라지는지 확인
• 변경된 내용을 팀원들이 알고 있는지 확인

 

 

 

3. 리스크를 발견했다면 기록부터 남겨야 합니다

A. 문제를 발견하는 것과 관리하는 것은 다릅니다

프로젝트 회의에서 '이 업무 조금 위험해 보입니다' 라는 이야기가 나왔다고 해서 리스크 관리가 끝나는 것은 아닙니다

 

회의가 끝난 뒤 담당자가 누구인지 잊어버리거나 언제까지 확인해야 하는지 정해지지 않으면 같은 문제가 다시 발생할 수 있습니다

 

따라서 리스크가 발견되었다면 최소한 다음 정보를 남겨두는 것이 좋습니다

 

• 무슨 문제가 예상되는지
• 누가 확인할 것인지
• 언제까지 확인할 것인지
• 현재 어떤 상태인지
• 어떤 조치가 필요한지

 

이렇게 기록하면 리스크를 단순한 대화 내용이 아니라 실제 관리해야 하는 업무로 전환할 수 있습니다

 

B. 우선순위를 정합니다

모든 리스크가 동일한 중요도를 가지는 것은 아닙니다

 

당장 프로젝트 일정에 영향을 줄 가능성이 높은 문제가 있는 반면 현재는 크게 영향을 주지 않는 문제도 있습니다

 

따라서 리스크를 발견했다면 중요도를 구분하는 것이 좋습니다

 

• 긴급
• 중요
• 일반

 

이처럼 구분하면 팀이 먼저 확인해야 할 문제를 쉽게 찾을 수 있습니다

 

봄보라에서는 업무 카드의 중요도를 구분하고 이슈를 추적할 수 있어 프로젝트에서 발생한 업무를 우선순위에 따라 관리할 수 있습니다

 

C. 담당자를 지정합니다

리스크를 발견했지만 담당자가 없다면 실제 대응으로 이어지기 어렵습니다

 

예를 들어 '외부 업체 일정 확인 필요' 라고 기록하는 것보다 '외부 업체 일정 확인 > 홍길동 > 10월 2일까지 확인' 처럼 책임 주체와 일정을 함께 정하는 것이 명확합니다

 

봄보라에서는 업무별 담당자를 지정하고 예상 완료일을 설정할 수 있어 리스크 대응 업무도 일반 업무와 같은 방식으로 관리할 수 있습니다

 

 

 

4. 프로젝트 리스크는 계속 상태를 확인해야 합니다

A. 대기 상태로 끝내지 않습니다

리스크를 등록했다고 해서 문제가 해결되는 것은 아닙니다

 

처음에는 대기 상태였던 업무가 담당자에게 전달되면 진행 중으로 바뀔 수 있습니다

 

확인이 끝나면 완료로 변경할 수도 있습니다

 

반대로 새로운 문제가 발견되면 다시 추가 대응이 필요할 수도 있습니다

 

따라서 리스크를 관리할 때는 현재 상태를 계속 확인하는 것이 중요합니다

 

봄보라는 대기와 진행 중 그리고 완료 등 프로젝트 상황에 맞춰 상태를 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다

 

B. 변경 이력을 확인합니다

프로젝트 리스크는 처음 발견했을 때와 현재 상황이 달라질 수 있습니다

 

처음에는 단순 일정 확인이었던 업무가 일정 변경으로 이어질 수도 있고 담당자가 변경될 수도 있습니다

 

이런 변경사항이 기록되어 있다면 나중에 프로젝트가 왜 변경됐는지 확인하기가 쉬워집니다

 

봄보라는 변경사항을 기록하고 이력을 확인할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다

 

C. 중요한 변경사항은 바로 공유합니다

리스크가 발생했는데 담당자만 알고 있다면 다른 팀원들이 기존 계획대로 업무를 진행할 수 있습니다

 

특히 일정 변경이나 업무 담당자 변경처럼 여러 사람에게 영향을 주는 내용은 빠르게 공유하는 것이 좋습니다

 

봄보라는 업무 할당과 이슈 발생 그리고 댓글과 상태 변경 등에 대한 이메일 알림을 제공하며 Slack과 같은 메신저를 통한 프로젝트 알림도 지원합니다

 

따라서 중요한 리스크가 발생했을 때 팀원들이 변경사항을 빠르게 확인할 수 있도록 구성할 수 있습니다

 

 

 

5. 프로젝트 리스크 관리에서 중요한 것은 기록입니다

A. 기억에 의존하지 않습니다

프로젝트가 작을 때는 회의에서 나온 이야기를 팀원들이 기억하는 것만으로도 업무가 진행될 수 있습니다

 

하지만 프로젝트 규모가 커지고 참여자가 많아지면 이야기가 달라집니다

 

• 회의에서 나온 리스크
• 담당자
• 예정된 대응일
• 현재 상태
• 변경된 내용

 

이런 정보가 각각 다른 곳에 흩어지면 프로젝트 상황을 한눈에 확인하기 어려워집니다

 

결국 중요한 것은 리스크를 발견했을 때 바로 업무로 연결하고 지속적으로 상태를 확인할 수 있도록 만드는 것입니다

 

B. 리스크를 별도의 관리 대상이라고 생각합니다

리스크는 프로젝트가 끝날 때까지 계속 발생할 수 있습니다

 

그래서 프로젝트 시작 시 한 번 체크하고 끝내는 방식보다는 업무를 진행하면서 지속적으로 확인하는 방식이 필요합니다

 

프로젝트 관리 도구를 활용하면 리스크를 하나의 업무 또는 이슈로 등록하고 담당자와 상태 그리고 일정을 연결해서 관리할 수 있습니다

 

봄보라 역시 이슈 생성부터 완료까지의 과정을 관리할 수 있고 업무의 세부 내용과 담당자 그리고 일정까지 한곳에서 관리할 수 있도록 구성되어 있습니다

 

C. 문제가 발생한 뒤보다 발생하기 전에 확인합니다

프로젝트 리스크 관리는 문제가 발생하지 않도록 모든 변수를 제거하는 것이 아닙니다

 

프로젝트에서 발생할 가능성이 있는 문제를 미리 확인하고 문제가 생겼을 때 빠르게 대응할 수 있도록 준비하는 과정입니다

 

• 일정이 늦어질 가능성이 있는 업무는 없는지
• 담당자가 불분명한 업무는 없는지
• 최근 추가된 요구사항은 없는지
• 진행이 멈춘 업무는 없는지
• 팀에서 공유되지 않은 변경사항은 없는지

 

오늘 프로젝트에서 이 다섯 가지부터 확인해보는 것도 좋은 출발점이 될 수 있습니다

 

프로젝트를 체계적으로 관리하고 싶다면 봄보라처럼 업무와 이슈를 기록하고 담당자와 상태 그리고 일정을 연결해서 관리하는 방법도 활용할 수 있습니다

 

현재 봄보라는 베타 서비스로 제공되고 있으며 무료 플랜에서 최대 5개 프로젝트와 최대 10명의 팀원을 사용할 수 있습니다

 

 

 

 

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