프로젝트 업무를 얼마나 작게 나눠야 할까?

프로젝트를 관리하다 보면 업무를 등록하는 것보다 업무를 어디까지 쪼개야 하는지가 더 어려울 때가 있습니다

 

예를 들어 '홈페이지 개편' 이라는 업무 하나를 등록했다고 생각해보겠습니다

 

이렇게만 등록하면 담당자는 무엇부터 해야 할지 다시 생각해야 합니다

 

 

• 메인 화면 디자인 수정
• 모바일 화면 디자인 수정
• 개발 적용
• 오류 확인
• 최종 검수

 

반대로 이처럼 지나치게 잘게 나누면 업무 카드가 너무 많아집니다

 

그렇다면 프로젝트 업무는 도대체 어느 정도 크기로 나누는 것이 좋을까요

 

 

 

1. 업무가 너무 크면 진행 상황을 알기 어렵습니다

A. 큰 업무 하나로 묶으면 진행률이 보이지 않습니다

'신규 서비스 개발' 이라는 업무가 있다고 가정해보겠습니다

 

실제로는 기획부터 디자인과 개발 그리고 테스트까지 여러 과정이 포함되어 있을 수 있습니다

 

그런데 이것을 하나의 업무로 등록하면 한동안 계속 '진행 중' 상태로 남게 됩니다

 

팀원 입장에서는 일을 하고 있지만 프로젝트를 보는 사람 입장에서는 무엇이 진행되고 있는지 알기 어렵습니다

 

B. 담당자도 다음 행동을 판단하기 어려워집니다

큰 업무에는 여러 작업이 섞여 있는 경우가 많습니다

 

무엇부터 해야 하는지 명확하지 않으면 담당자가 업무를 다시 분석하는 시간이 필요합니다

 

결국 프로젝트 관리 도구에 업무를 등록했는데도 실제 업무는 별도의 메신저나 회의에서 다시 정리하게 됩니다

 

 

 

2. 그렇다고 업무를 너무 잘게 나누면 문제가 생깁니다

A. 업무 카드가 지나치게 많아집니다

• 버튼 수정
• 버튼 위치 확인
• 버튼 색상 확인
• 버튼 테스트

 

이처럼 모든 행동을 별도의 업무로 만들면 관리해야 할 카드가 급격하게 늘어납니다

 

이렇게 되면 중요한 업무와 단순한 작업을 구분하기 어려워집니다

 

B. 관리하는 시간이 실제 업무보다 길어질 수 있습니다

프로젝트 관리의 목적은 업무를 더 쉽게 파악하는 것입니다

 

업무를 등록하고 상태를 변경하고 담당자를 지정하는 데 지나치게 많은 시간이 들어간다면 오히려 관리 부담이 커질 수 있습니다

 

따라서 중요한 것은 업무를 많이 만드는 것이 아니라 관리할 가치가 있는 단위로 나누는 것입니다

 

 

 

3. 업무를 나누는 가장 쉬운 기준

A. 하루 안에 끝나는 작업인지 확인합니다

업무 하나가 며칠 또는 몇 주 동안 계속 진행된다면 한 번 나눠볼 필요가 있습니다

 

예를 들어 '신규 홈페이지 제작'  보다는 아래처럼 실제 결과물이 만들어지는 단위로 나누는 것이 좋습니다

 

• 홈페이지 메인 화면 구성
• 상품 상세 페이지 제작
• 모바일 화면 적용
• 최종 테스트

 

B. 완료 여부를 명확하게 판단할 수 있는지 봅니다

좋은 업무는 완료 여부를 쉽게 판단할 수 있습니다

 

'마케팅 준비' 보다는 '검색광고 키워드 30개 선정' 처럼 결과가 명확한 업무가 관리하기 쉽습니다

 

업무를 봤을 때 이게 끝났는지 아직 안 끝났는지 바로 판단할 수 있는가 를 기준으로 생각하면 업무 크기를 정하기 쉬워집니다

 

C. 담당자가 바뀌는 지점을 확인합니다

하나의 업무 안에서 담당자가 여러 번 바뀐다면 업무를 나누는 것도 좋은 방법입니다

 

예를 들어 기획 > 디자인 > 개발 > 테스트 순서로 진행된다면 각각의 결과물을 기준으로 업무를 구분할 수 있습니다

 

이렇게 하면 누가 무엇을 해야 하는지도 명확해집니다

 

 

 

 

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4. 실무에서는 이렇게 나누면 편합니다

A. 큰 목표와 실제 업무를 구분합니다

프로젝트 전체 목표와 실제 담당자가 수행하는 업무는 같은 크기일 필요가 없습니다

 

• 프로젝트 목표
  • 신규 홈페이지 오픈
• 실제 업무
  • 메인 페이지 기획
  • 메인 페이지 디자인
  • 개발 적용
  • 모바일 최적화
  • 오픈 전 오류 확인

 

이처럼 목표를 실제 실행 가능한 업무로 나누면 프로젝트의 진행 상황을 훨씬 쉽게 파악할 수 있습니다

 

B. 하나의 업무가 여러 결과물을 만들면 나눕니다

업무 하나를 완료했는데 결과물이 여러 개 나온다면 업무가 너무 크게 잡혀 있을 가능성이 있습니다

 

반대로 단순한 작업 몇 개를 각각 별도의 업무로 등록해야 한다면 지나치게 잘게 나눈 것일 수 있습니다

 

하나의 업무가 하나의 명확한 결과로 이어지는가

 

이 기준을 사용하면 적절한 업무 단위를 찾기 쉽습니다

 

 

 

5. 프로젝트 관리 도구에서는 업무 단위를 명확하게 만드는 것이 중요합니다

업무를 적절한 크기로 나눈 다음에는 각각의 업무에 담당자와 상태 그리고 일정과 우선순위를 지정하는 것이 좋습니다

 

봄보라에서는 업무별로 담당자를 지정하고 상태와 우선순위 그리고 일정 등을 관리할 수 있습니다

 

업무 설명과 첨부파일 그리고 댓글도 함께 관리할 수 있기 때문에 단순히 업무 제목만 남기는 방식보다 실제 업무 내용을 구체적으로 기록할 수 있습니다

 

특히 칸반 방식으로 관리하면 업무가 대기 > 진행 중 > 검토 > 완료 처럼 이동하는 과정을 한눈에 확인할 수 있어 큰 업무를 적절한 단위로 나누었는지 확인하기도 편합니다

 

프로젝트에 따라 칸반 방식이 적합하지 않다면 봄보라에서는 Scrum이나 WBS 또는 Buffer 방식으로 프로젝트를 구성할 수도 있습니다

 

 

 

6. 업무를 나눌 때 사용하는 간단한 체크리스트

새로운 업무를 등록하기 전에 아래 질문을 확인해보면 좋습니다

 

• 이 업무가 며칠 이상 계속 진행되는가
• 업무가 끝났는지 한눈에 판단할 수 있는가
• 하나의 업무 안에 서로 다른 결과물이 여러 개 포함되어 있는가
• 담당자가 중간에 바뀌는가
• 업무를 나누면 프로젝트 진행 상황을 더 쉽게 파악할 수 있는가

 

이 중 여러 항목에 해당한다면 업무를 조금 더 작은 단위로 나누는 것이 좋습니다

 

반대로 업무를 나누는 순간 단순한 작업까지 모두 별도 카드가 되어 관리 부담이 커진다면 현재 단위를 유지하는 것이 더 효율적입니다

 

 

 

7. 마무리

프로젝트 업무는 무조건 잘게 나눈다고 좋은 것도 아니고 하나로 묶는다고 좋은 것도 아닙니다

 

핵심은 담당자가 바로 행동할 수 있고 완료 여부를 명확하게 판단할 수 있는 크기로 만드는 것입니다

 

업무가 너무 크면 프로젝트 진행 상황이 보이지 않고 업무가 너무 작으면 관리해야 할 카드만 늘어납니다

 

결국 좋은 프로젝트 관리는 업무를 많이 등록하는 것이 아니라 관리하기 좋은 크기로 업무를 나누는 것에서 시작합니다

 

이렇게 정리한 업무를 담당자와 상태 그리고 일정까지 한곳에서 관리하고 싶다면 봄보라를 활용해볼 수 있습니다

 

 

 

 

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