프로젝트에서 같은 업무가 중복으로 만들어지는 이유

프로젝트에서 같은 업무가 중복으로 만들어지는 이유

프로젝트를 진행하다 보면 이상하게 비슷한 업무가 여러 개 만들어지는 경우가 있습니다

 

• 메인 페이지 수정
• 메인 페이지 수정 요청
• 메인 화면 수정사항 반영

 

제목만 보면 서로 다른 업무처럼 보이지만 실제로는 같은 작업일 수도 있습니다

 

이런 중복 업무가 많아지면 단순히 업무 카드가 늘어나는 것에서 끝나지 않습니다

 

누가 작업하고 있는지 헷갈리고 실제 업무량을 잘못 판단하게 되며 같은 작업을 두 번 진행하는 문제까지 발생할 수 있습니다

 

그렇다면 프로젝트에서는 왜 이런 중복 업무가 생기는 것일까요

 

 

 

1. 같은 업무가 여러 번 등록되는 이유

A. 현재 진행 중인 업무를 찾기 어렵습니다

가장 흔한 원인은 기존 업무를 찾기 어렵다는 것입니다

 

팀원이 새로운 요청을 받았을 때 이미 같은 업무가 등록되어 있는지 확인하지 않고 새 업무를 만들어버릴 수 있습니다

 

특히 업무가 메신저와 이메일 그리고 회의에서 각각 전달되면 기존 업무의 위치를 찾는 것 자체가 번거로워집니다

 

결국 '일단 새로 하나 만들죠' 라는 방식으로 업무가 계속 추가됩니다

 

B. 업무 제목이 비슷해서 구분하기 어렵습니다

업무 제목이 너무 단순해도 문제가 됩니다

 

예를 들어 '배너 수정' 이라는 업무가 여러 개 있다면 어떤 배너를 의미하는지 바로 알기 어렵습니다

 

업무 제목만 보고 판단하기 어려우면 기존 업무를 찾지 못하고 새로운 업무를 만들 가능성이 높아집니다

 

C. 담당자마다 업무를 관리하는 방식이 다릅니다

어떤 팀원은 기존 업무에 댓글을 남기고 어떤 팀원은 새로운 업무를 만들고 또 다른 팀원은 메신저에서만 내용을 공유할 수도 있습니다

 

같은 프로젝트 안에서 업무를 기록하는 방식이 통일되어 있지 않으면 중복 업무는 자연스럽게 늘어납니다

 

 

 

2. 중복 업무가 많아지면 생기는 문제

A. 실제 업무량을 잘못 판단하게 됩니다

같은 업무가 세 개 등록되어 있으면 프로젝트를 보는 사람은 실제보다 일이 많은 것으로 판단할 수 있습니다

 

반대로 서로 다른 업무인데 제목이 비슷하면 하나의 업무로 착각할 수도 있습니다

 

프로젝트의 전체 업무량을 정확하게 파악하려면 각각의 업무가 무엇을 의미하는지 명확해야 합니다

 

B. 같은 작업을 두 사람이 진행할 수 있습니다

중복 업무에서 가장 위험한 부분입니다

 

A 담당자는 기존 업무를 진행하고 있는데 B 담당자는 새로 등록된 비슷한 업무를 보고 같은 작업을 시작할 수 있습니다

 

이렇게 되면 시간과 인력이 동시에 낭비됩니다

 

C. 완료 여부를 판단하기 어려워집니다

한 업무는 완료됐는데 비슷한 업무가 계속 남아 있다면 프로젝트 화면에서는 아직 작업이 끝나지 않은 것처럼 보입니다

 

반대로 중복 업무 중 하나만 완료하고 다른 하나를 그대로 두면 실제로는 끝난 업무가 계속 남아 있는 것처럼 보일 수도 있습니다

 

 

 

3. 중복 업무를 줄이는 방법

A. 새 업무를 만들기 전에 기존 업무를 먼저 찾습니다

새로운 요청을 받았을 때 바로 업무를 만드는 습관부터 바꿔볼 필요가 있습니다

 

먼저 프로젝트 안에서 관련 업무가 있는지 확인합니다

 

비슷한 업무가 있다면 새로운 카드를 만드는 대신 기존 업무에 내용을 추가하는 것이 더 효율적일 수 있습니다

 

B. 업무 제목에 구분 정보를 넣습니다

'배너 수정' 보다는 '홈페이지 메인 배너 모바일 이미지 수정' 처럼 업무의 대상을 구체적으로 작성하는 것이 좋습니다

 

제목만 봐도 어떤 업무인지 어느 정도 판단할 수 있어야 기존 업무를 찾기도 쉬워집니다

 

C. 업무 내용을 하나의 공간에 남깁니다

업무에 대한 설명과 파일 그리고 댓글 등이 여러 장소에 흩어져 있으면 같은 업무를 다시 만드는 일이 많아집니다

 

반대로 하나의 업무 카드에서 관련 내용을 계속 업데이트하면 새로운 업무를 만들어야 할 필요가 줄어듭니다

 

 

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4. 업무 관리 도구를 사용할 때 확인해야 할 것

A. 업무 검색이 쉬운가

업무가 많아질수록 검색과 필터 기능이 중요해집니다

 

담당자나 상태 그리고 업무 종류 등을 기준으로 필요한 업무를 빠르게 찾을 수 있어야 합니다

 

B. 현재 상태를 바로 확인할 수 있는가

기존 업무를 찾았더라도 현재 진행 상황을 알 수 없다면 새로운 업무를 만들 가능성이 높습니다

 

• 대기인지
• 진행 중인지
• 완료인지

 

현재 상태를 바로 확인할 수 있어야 합니다

 

C. 변경 내용을 확인할 수 있는가

기존 업무가 이미 등록되어 있더라도 최근에 어떤 내용이 변경됐는지 알 수 없다면 다시 새로운 업무를 만들 수 있습니다

 

따라서 업무의 변경 이력을 확인할 수 있는 환경을 만드는 것이 좋습니다

 

봄보라는 업무 상태를 커스터마이징할 수 있고 담당자와 우선순위 그리고 일정 등을 업무 카드에서 관리할 수 있습니다

 

또한 업무 변경 이력을 확인할 수 있어 기존 업무가 현재 어떤 상태인지 파악하는 데 활용할 수 있습니다

 

 

 

5. 중복 업무를 줄이는 실무 규칙

A. 새로운 업무를 만들기 전에 검색합니다

새로운 요청을 받았다고 바로 업무를 생성하지 않습니다

 

먼저 같은 업무가 이미 있는지 확인합니다

 

B. 같은 업무라면 기존 카드에 기록합니다

단순한 수정 요청이나 추가 내용이라면 새로운 업무를 만드는 대신 기존 업무에 댓글이나 내용을 추가하는 방법을 먼저 생각합니다

 

C. 정말 다른 업무일 때만 새로 만듭니다

기존 업무와 목적이나 결과물이 다르다면 별도의 업무로 분리합니다

 

이 기준을 팀원들이 함께 사용하면 업무 카드가 불필요하게 늘어나는 것을 줄일 수 있습니다

 

6. 마무리

프로젝트에서 중복 업무가 생기는 것은 단순한 정리 문제처럼 보일 수 있습니다

 

하지만 반복되면 업무량 파악이 어려워지고 담당자가 겹치며 같은 작업을 두 번 하는 상황까지 발생할 수 있습니다

 

중요한 것은 업무를 많이 만드는 것이 아니라 이미 존재하는 업무를 쉽게 찾고 계속 업데이트할 수 있는 환경을 만드는 것입니다

 

새로운 업무를 만들기 전에 기존 업무를 확인하는 습관만 만들어도 프로젝트 화면은 훨씬 깔끔해질 수 있습니다

 

업무의 상태와 담당자 그리고 우선순위와 변경 이력을 한곳에서 관리하는 방식도 중복 업무를 줄이는 데 도움이 됩니다

 

프로젝트를 관리할 때 업무가 계속 쌓이기만 한다면 새로운 업무를 만드는 것보다 먼저 이미 있는 업무를 찾는 과정부터 점검해보는 것이 좋습니다

 

봄보라는 무료 베타 서비스로 제공되고 있으며 프로젝트별 업무를 하나의 공간에서 관리할 수 있도록 다양한 기능을 제공하고 있습니다

 

 

 

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