회의가 많은 팀과 성과가 좋은 팀의 차이

1. 회의는 많은데 왜 프로젝트는 늦어질까

프로젝트가 꼬이기 시작하면 가장 먼저 늘어나는 것이 있습니다

 

바로 회의입니다

 

• 진행 상황 확인 회의
• 일정 점검 회의
• 이슈 공유 회의

 

문제는 회의가 늘어난다고 해서 프로젝트가 빨라지는 것은 아니라는 점입니다

 

오히려 실무 시간만 줄어드는 경우도 많습니다

 

왜 이런 일이 발생할까요?

 

A. 정보가 흩어져 있으면 회의가 늘어납니다

회의가 많은 팀의 공통점이 있습니다

 

현재 상태를 한눈에 볼 수 없습니다

 

• 누가 어떤 작업을 하고 있는지?
• 어디가 막혀 있는지?
• 일정은 어떻게 진행되는지?

 

이런 정보가 정리되지 않으면 결국 사람을 모아 확인해야 합니다

 

B. 회의가 보고 수단이 되기 시작합니다

원래 회의는 의사결정을 위한 자리입니다

 

하지만 프로젝트 관리 체계가 부족하면 회의가 단순 진행 상황 보고 시간이 되어버립니다

 

실제로 많은 팀들이 회의에서 처음 상황을 알게 된다는 문제를 겪고 있습니다

 

C. 문제를 늦게 발견합니다

현재 상태가 실시간으로 공유되지 않으면 이슈가 생겨도 발견이 늦어집니다

 

그리고 문제가 커진 뒤 긴급 회의를 반복하게 됩니다

 

 

 

2. 성과가 좋은 팀은 무엇이 다를까

A. 회의 전에 상태를 공유합니다

잘 운영되는 팀들은 회의 전에 프로젝트 상태를 확인할 수 있습니다

 

그래서 회의 시간에는 어디까지 했는가보다 어떻게 해결할 것인가를 이야기합니다

 

B. 업무 흐름이 보입니다

• 현재 진행 중
• 검토 중
• 완료

 

같은 상태가 명확하게 관리됩니다

 

그래서 별도로 물어보지 않아도 현황 파악이 가능합니다

 

최근에는 이런 이유로 칸반 방식이 많이 활용되고 있습니다

 

C. 프로젝트 성격에 맞는 관리 방식을 사용합니다

운영 업무와 구축 프로젝트는 관리 방식이 다릅니다

 

• 운영 업무는 칸반
• 대규모 구축 사업은 WBS
• 반복 개발은 스크럼

 

이처럼 프로젝트 특성에 따라 접근하는 것이 효율적입니다

 

실제로 봄즈를 사용하는 기업들 중에도 프로젝트별로 칸반 스크럼 WBS를 구분해 운영하는 사례가 늘어나고 있습니다

 

 

 

3. 회의를 줄이기 위해 가장 먼저 해야 할 것

A. 현재 상태를 모두가 볼 수 있어야 합니다

B. 우선순위를 명확히 해야 합니다

C. 업무 흐름을 시각화해야 합니다

 

 

4. 정리

회의가 많아서 프로젝트가 늦어지는 것이 아닙니다

 

프로젝트 상태가 보이지 않기 때문에 회의가 많아지는 경우가 훨씬 많습니다

 

결국 중요한 것은 회의 횟수가 아니라 업무 흐름이 얼마나 투명하게 공유되는가입니다

 

최근 기업들은 단순히 업무를 기록하는 수준을 넘어 프로젝트 상태를 실시간으로 공유하고 프로젝트 특성에 맞는 관리 방식을 적용하는 방향으로 변화하고 있습니다

 

봄즈 역시 칸반 스크럼 WBS 버퍼 방식 중 프로젝트에 적합한 방식을 선택할 수 있도록 지원하고 있으며 회의를 위한 관리가 아니라 실제 업무 흐름을 위한 관리 환경을 제공하는 데 초점을 맞추고 있습니다

 

 

 

 

 

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